Zakres działania

  1. W zakresie organizacji i kadr:
    1. Wykonywanie zadań dotyczących organizacji, przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków mieszkańców, w tym:
      1. prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg i wniosków wpływających do Urzędu,
      2. przekazywanie ich kierownikom referatów i innym jednostkom do załatwiania wg kompetencji,
      3. kontrolowanie terminowego ich załatwiania oraz opracowanie zbiorowych analiz i sprawozdań w tym zakresie,
    2. Obsługa organizacyjno - techniczna narad i odpraw służbowych organizowanych przez Wójta.
    3. Prowadzenie dokumentacji z tych narad oraz kontroli terminowej realizacji podejmowanych na naradach i odprawach, wniosków oraz poleceń służbowych.
    4. Realizowanie wyznaczonych przez Sekretarza zadań związanych z organizacją i funkcjonowaniem Urzędu, a w szczególności w zakresie:
      1. udziału w opracowywaniu projektu regulaminów Urzędu i kontroli przestrzegania postanowień w nich zawartych,
      2. udziału w opracowywaniu Statutu Gminy,
      3. udziału w opracowywaniu zakresu działania referatów i samodzielnych stanowisk pracy,
      4. kart zadań stanowisk pracy,
      5. usprawnienia organizacji pracy Urzędu oraz wdrożenia nowych metod i technik zarządzania.
    5. Czuwanie nad przestrzeganiem przez pracowników przepisów Instrukcji Kancelaryjnej.
    6. Prowadzenie i przechowywanie książki kontroli Urzędu.
    7. Prowadzenie dokumentacji z zakresu organizowania kontroli wewnętrznej i zewnętrznej jak również zaleceń pokontrolnych.
    8. Załatwianie spraw pieczęci Urzędu i pracowników (ustalanie treści, zamawianie, wydawanie, zwroty - ewidencja).
    9. Opracowywanie sprawozdań statystycznych w zakresie wykonywanych obowiązków.
    10. Zawieranie umów z operatorami sieci komórkowych i rozliczanie faktur wystawianych za przeprowadzone rozmowy z telefonów komórkowych.
    11. Prowadzenie rejestru faktur wpływających na stanowisko.
    12. Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych. W związku z tym:
      1. opracowanie decyzji dotyczących zatrudnienia i zwalniania kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
      2. opracowanie projektów decyzji w sprawach dotyczących nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy z pracownikami Urzędu oraz w sprawach zaszeregowania i awansowania oraz wymierzania kar porządkowych,
      3. prowadzenie akt osobowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek
    13. Prowadzenie ewidencji:
      1. pracowników Urzędu zatrudnionych oraz zwalnianych z pracy łącznie z kartami ewidencyjnymi,
      2. udzielonych urlopów wypoczynkowych, szkolnych, wychowawczych, bezpłatnych,
      3. legitymacji ubezpieczeniowych,
      4. czasu pracy i w godzinach nadliczbowych,
    14. Załatwienie spraw rentowych i emerytalnych pracowników oraz członków rodzin po pracownikach.
    15. Kierowanie pracowników na badania lekarskie.
    16. Opracowanie na polecenie Wójta wniosków w sprawie odznaczeń państwowych, wyróżnień i nagród.
    17. Prowadzenie spraw dotyczących praktyk studenckich i zawodowych odbywanych w Urzędzie.
    18. Opracowywanie analiz kadrowych.
    19. Prowadzenie dokumentacji dotyczącej samokształcenia w Urzędzie,
    20. Kontrolowanie z upoważnienia Wójta wykorzystania zwolnień lekarskich przez pracowników zgodnie ze wskazówkami lekarskimi oraz sporządzanie w tym zakresie analiz.
    21. Opracowanie sprawozdań statystycznych dotyczących wykorzystania funduszu płac, struktur osobowych, kształcenia i ruchu kadr.
    22. Prowadzenie działalności socjalnej dla pracowników Urzędu.
    23. Organizowanie naboru na wolne stanowiska urzędnicze.
    24. Prowadzenie spraw związanych z oceną pracowników.
  2. W zakresie prowadzenia archiwum zakładowego:
    1. Przyjmowanie materiałów do archiwum z komórek organizacyjnych,
    2. Opracowywanie przyjętych materiałów,
    3. Prowadzenie ewidencji i ich zabezpieczania,
    4. Brakowanie akt kategorii B,
    5. Udział w komisyjnym brakowaniu materiału archiwalnego.
      W zakresie organizacji i kadr oraz w zakresie archiwum zakładowego referat używa symbolu: Or.
  3. W zakresie działania obsługi organów samorządowych:
    1. Wykonywanie zadań urzędnika wyborczego, tj. zadań związanych z wyborami Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, wyborów do Sejmu, Senatu, Parlamentu Europejskiego, samorządów terytorialnych i innych organów zgodnie z obowiązującymi przepisami i współpraca w tym zakresie z Krajowym Biurem Wyborczym Delegatura w Kielcach.
    2. Przygotowanie i przeprowadzenie wyborów na ławników sadowych.
    3. Przeprowadzanie referendum ogólnokrajowego i lokalnego.
    4. Udział w opracowywaniu projektów uchwał Rady, przygotowywanie uzasadnień do uchwał.
    5. Obsługa kancelaryjno - biurowa Rady Gminy i jej organów:
      1. przygotowanie odpowiednich materiałów na sesje Rady Gminy i posiedzenia Komisji,
      2. sporządzanie protokołów z obrad sesji i posiedzeń Komisji Rady
      3. przekazywanie interpelacji i wniosków radnych odpowiednim organom, stanowiskom i czuwanie nad ich realizacją,
    6. Prowadzenie rejestru uchwał.
    7. Prowadzenie rejestru interpelacji i wniosków radnych.
    8. Prowadzenie wniosków i opinii Komisji Rady.
    9. Prowadzenie zbioru uchwał i zbioru przepisów gminnych.
    10. Prowadzenie dokumentacji poszczególnych Komisji Rady Gminy.
    11. Przeprowadzanie wyborów do organów pomocniczych gminy.
      1. przygotowanie wyborów,
      2. prowadzenie dokumentacji z wyborów,
    12. Organizowanie i obsługa narad z sołtysami.
    13. Przekazywanie wniosków Komisji do rozpatrzenia przez odpowiednie organy.
    14. Elektroniczne przekazywanie uchwał do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Świętokrzyskiego.
    15. Przesyłanie w ustawowym terminie uchwał Rady do legalizacji organom nadzoru: Wojewodzie Świętokrzyskiemu i Regionalnej Izbie Obrachunkowej.
    16. Przekazywanie uchwał do wykonania na stanowiska pracy i kierownikom jednostek organizacyjnym gminy.
    17. Prowadzenie rejestru instytucji kultury.
    18. Wykonywanie czynności związanych z udzielaniem zezwolenia na prowadzenie szkół publicznych, przygotowywanie projektów decyzji Wójta w tej sprawie i prowadzenie ewidencji placówek oświatowych.
    19. Przygotowywanie projektów zarządzeń Wójta w sprawie zezwolenia na prowadzenie zajęć rewalidacyjnych, indywidualnego nauczania z uczniami posiadającymi orzeczenia o stopniu niepełnosprawności.
    20. Ewidencjonowanie i przechowywanie oświadczeń o stanie majątkowym radnych i przekazywanie ich do Urzędu Skarbowego.
    21. Ewidencjonowanie i przechowywanie oświadczeń o zawartych umowach cywilnoprawnych i prowadzonej działalności gospodarczej przez radnych i ich małżonków.
    22. Opracowywanie projektów odpowiedzi w zakresie korespondencji Rady Gminy i Wójta z innymi jednostkami samorządu terytorialnego i instytucjami.
    23. Przygotowanie sprawozdań do Głównego Urzędu Statystycznego z zakresu samorządu.
      W zakresie obsługi organów gminy referat używa symbolu: RG.
  4. W zakresie spraw kancelaryjno - technicznych:
    1. Obsługa sekretariatu Wójta Gminy, Zastępcy Wójta i Sekretarza.
    2. Wykonywanie czynności kancelaryjnych:
      1. przyjmowanie przesyłek wpływających za pośrednictwem poczty i składanych osobiście przez petentów,
      2. wysyłanie pism wychodzących z Urzędu,
      3. przyjmowanie spraw i podań obywateli,
      4. prowadzenie rejestrów kancelaryjnych,
      5. prenumerata prasy i innych czasopism,
      6. obsługa centrali telefonicznej i faxu.
    3. Prowadzenie gospodarki drukami, materiałami biurowymi i gospodarczymi:
      1. zamawianie druków i ich rozprowadzanie,
      2. zamawianie wykonania tablic informacyjnych i szyldów, usług i napraw sprzętu biurowego,
      3. zabezpieczanie budynku Urzędu i pomieszczeń biurowych przed kradzieżą, włamaniem itp.
      4. prowadzenie ewidencji, konserwacji inwentarza biurowego, zakup inwentarza biurowego i materiałów biurowych.
    4. Prowadzenie dziennika podawczego i ewidencjonowanie w nim pism, faktur wpływających do Urzędu.
    5. Zabezpieczanie łącznicy telefonicznej, radiotelefonicznej, ewidencji nadanej i przyjętej korespondencji, obsługa faksu.
    6. Prowadzenie rejestru wydanych delegacji służbowych.
    7. Prenumerata i rozdział dzienników ustaw, monitorów polski, dzienników urzędowych łącznie z prowadzeniem biblioteki urzędowej i prawnej.
    8. Przyjmowanie interesantów w sprawach skarg i wniosków zgłaszających się do Wójta w tym prowadzenie ewidencji przyjęć z zastosowaniem kart informacyjnych.
    9. Zawieranie umów z operatorami sieci komórkowych i operatorami telefonii sieci stacjonarnej, rozliczanie faktur z tego tytułu.
      W zakresie spraw techniczno - organizacyjnych referat używa symbolu: RP.
  5. W zakresie promocji gminy:
    1. Prowadzenie szeroko pojętej promocji gminy w kraju i za granicą.
    2. Współpraca z jednostkami, instytucjami kultury, środowiskami twórczymi, kołami gospodyń wiejskich przy organizacji imprez i zadań upowszechniających kulturę.
    3. Współpraca z instytucjami kultury, jednostkami organizacyjnymi gminy przy organizowaniu obchodów świąt państwowych i gminnych.
    4. Współpraca z mediami poprzez gromadzenie i przekazywanie informacji na temat bieżącej działalności gminy oraz jednostek organizacyjnych.
    5. Przygotowywanie ofert gminy w zakresie współdziałania gospodarczego i inwestycyjnego z innymi gminami, podmiotami gospodarczymi i instytucjami.
    6. Współpraca z Organizacją Turystyczną Województwa Świętokrzyskiego w zakresie rozwoju turystyki i agroturystyki w gminie.
    7. Koordynacja działań w zakresie wydawania gazety „Głos Klimontowa”: przyjmowanie i kompletowanie materiałów do publikacji w gazecie, współredagowanie wydań, rozprowadzania gazety.
      W zakresie promocji gminy referat używa symbolu PG.
  6. W zakresie działania administratora bezpieczeństwa informacji należy nadzorowanie przestrzegania zasad ochrony ustalonych przez administratora danych w celu zapewnienia danym bezpieczeństwa. Administrator bezpieczeństwa informacji podlega bezpośrednio administratorowi danych.
  7. Do obowiązków kierowcy samochodu służbowego należy:
    1. Utrzymanie w stałej sprawności samochodu osobowego będącego na stanie majątkowym gminy.
    2. Utrzymywanie w czystości porządku pomieszczeń garażowych, w których garażowany jest samochód.
    3. Nadzór na właściwym, zgodnie z obowiązującymi przepisami, użytkowaniem pojazdu samochodowego.
    4. Zabezpieczenie pojazdu samochodowego przed możliwością jego użycia przez osoby do tego uprawnione, będące w stanie niepełnej sprawności fizycznej lub psychicznej.
    5. Wykonywanie konserwacji samochodu w myśl obowiązujących zasad, a mianowicie:
      1. utrzymywanie w czystości podwozia i nadwozia oraz usuwanie śladów korozji i dokonywanie zabezpieczeń przed jej działaniem,
      2. sprawdzenie stanu paliwa w zbiorniku, a w razie potrzeby uzupełnianie tego paliwa do pełnego stanu,
      3. sprawdzanie stanu oleju w silniku,
      4. sprawdzanie szczelności kurków spustowych płynu chłodzącego,
      5. sprawdzanie działania świateł zewnętrznych i wewnętrznych, alarmowych, sygnałów dźwiękowych, wycieraczek, szyb,
      6. sprawdzanie umocowania kół oraz stanu ogumienia (również koła zapasowego), elementów nadwozia, stanu zawiasów, klamek, zamków, podnośników szyb,
      7. sprawdzanie ruchu jałowego koła kierowniczego oraz działania mechanizmu wspomagającego,
      8. sprawdzanie stanu resorów i amortyzatorów,
      9. sprawdzanie stanu plomb zabezpieczających licznik kilometrów oraz jego napędu,
      10. sprawdzanie stanu śrub i nakrętek mocujących nadwozie,
      11. sprawdzanie listwy oblachowania i tapicerki pojazdu,
      12. wykonywanie koniecznych zabiegów konserwacyjnych z zakresu obsługi codziennej, obsługi technicznej i drobnych napraw nie wykraczających poza przygotowanie fachowe i posiadane uprawnienia.
    6. Utrzymywanie w stałej czystości i porządku pomieszczeń garażowych.
    7. Przechowywanie narzędzi w miejscach do tego przeznaczonych.
    8. Garażowanie pojazdu.
    9. Bieżąca kontrola dokumentacji technicznej: dowodu rejestracyjnego pojazdu – jego aktualności.
    10. Stałe sprawdzanie i dopilnowanie, aby dokumenty pojazdu oraz kluczyki zostały odpowiednio zabezpieczone przed możliwością użycia ich przez osoby do tego nieupoważnione w czasie jego nieobecności.
  8. Do obowiązków pracownika gospodarczego należy:
    1. Otwieranie budynków Urzędu Gminy.
    2. Utrzymanie czystości we wszystkich pomieszczeniach budynku Urzędu Gminy.
    3. Utrzymanie czystości w pomieszczeniach sanitarnych Urzędu Gminy.
    4. Okresowe mycie okien, punktów świetlnych oraz drzwi.
    5. Utrzymanie w czystości wyposażenia Urzędu.
    6. Dbanie o sprzęt powierzony do sprzątania.
    7. Dbanie o kwiaty w Urzędzie.
    8. Utrzymanie czystości wokół budynku Urzędu Gminy oraz na placu przed Urzędem.
    9. Pielęgnacja zieleńców przed budynkiem Urzędu, w parku i na placu bankowym oraz na przystanku PKS poprzez:
      1. koszenie trawy,
      2. odchwaszczanie,
      3. podlewanie,
      4. nasadzanie klombów,
      5. odśnieżanie chodnika przed placem Urzędu Gminy.
    10. Usuwanie drobnych uszkodzeń w budynku Urzędu, np. wstawianie szyb, klamek, zamków.

Stanowiska

  1. stanowisko do spraw obsługi organów gminy,
  2. stanowisko do spraw techniczno kancelaryjnych,
  3. stanowisko do spraw organizacyjno kadrowych i rynku pracy,
  4. stanowisko do spraw promocji,
  5. kierowca autobusu szkolnego i samochodu służbowego,
  6. pracownik gospodarczy.