Zakres działania
- W zakresie organizacji i kadr:
- Wykonywanie zadań dotyczących organizacji, przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków mieszkańców, w tym:
- prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg i wniosków wpływających do Urzędu,
- przekazywanie ich kierownikom referatów i innym jednostkom do załatwiania wg kompetencji,
- kontrolowanie terminowego ich załatwiania oraz opracowanie zbiorowych analiz i sprawozdań w tym zakresie,
- Obsługa organizacyjno - techniczna narad i odpraw służbowych organizowanych przez Wójta.
- Prowadzenie dokumentacji z tych narad oraz kontroli terminowej realizacji podejmowanych na naradach i odprawach, wniosków oraz poleceń służbowych.
- Realizowanie wyznaczonych przez Sekretarza zadań związanych z organizacją i funkcjonowaniem Urzędu, a w szczególności w zakresie:
- udziału w opracowywaniu projektu regulaminów Urzędu i kontroli przestrzegania postanowień w nich zawartych,
- udziału w opracowywaniu Statutu Gminy,
- udziału w opracowywaniu zakresu działania referatów i samodzielnych stanowisk pracy,
- kart zadań stanowisk pracy,
- usprawnienia organizacji pracy Urzędu oraz wdrożenia nowych metod i technik zarządzania.
- Czuwanie nad przestrzeganiem przez pracowników przepisów Instrukcji Kancelaryjnej.
- Prowadzenie i przechowywanie książki kontroli Urzędu.
- Prowadzenie dokumentacji z zakresu organizowania kontroli wewnętrznej i zewnętrznej jak również zaleceń pokontrolnych.
- Załatwianie spraw pieczęci Urzędu i pracowników (ustalanie treści, zamawianie, wydawanie, zwroty - ewidencja).
- Opracowywanie sprawozdań statystycznych w zakresie wykonywanych obowiązków.
- Zawieranie umów z operatorami sieci komórkowych i rozliczanie faktur wystawianych za przeprowadzone rozmowy z telefonów komórkowych.
- Prowadzenie rejestru faktur wpływających na stanowisko.
- Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych. W związku z tym:
- opracowanie decyzji dotyczących zatrudnienia i zwalniania kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
- opracowanie projektów decyzji w sprawach dotyczących nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy z pracownikami Urzędu oraz w sprawach zaszeregowania i awansowania oraz wymierzania kar porządkowych,
- prowadzenie akt osobowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek
- Prowadzenie ewidencji:
- pracowników Urzędu zatrudnionych oraz zwalnianych z pracy łącznie z kartami ewidencyjnymi,
- udzielonych urlopów wypoczynkowych, szkolnych, wychowawczych, bezpłatnych,
- legitymacji ubezpieczeniowych,
- czasu pracy i w godzinach nadliczbowych,
- Załatwienie spraw rentowych i emerytalnych pracowników oraz członków rodzin po pracownikach.
- Kierowanie pracowników na badania lekarskie.
- Opracowanie na polecenie Wójta wniosków w sprawie odznaczeń państwowych, wyróżnień i nagród.
- Prowadzenie spraw dotyczących praktyk studenckich i zawodowych odbywanych w Urzędzie.
- Opracowywanie analiz kadrowych.
- Prowadzenie dokumentacji dotyczącej samokształcenia w Urzędzie,
- Kontrolowanie z upoważnienia Wójta wykorzystania zwolnień lekarskich przez pracowników zgodnie ze wskazówkami lekarskimi oraz sporządzanie w tym zakresie analiz.
- Opracowanie sprawozdań statystycznych dotyczących wykorzystania funduszu płac, struktur osobowych, kształcenia i ruchu kadr.
- Prowadzenie działalności socjalnej dla pracowników Urzędu.
- Organizowanie naboru na wolne stanowiska urzędnicze.
- Prowadzenie spraw związanych z oceną pracowników.
- Wykonywanie zadań dotyczących organizacji, przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków mieszkańców, w tym:
- W zakresie prowadzenia archiwum zakładowego:
- Przyjmowanie materiałów do archiwum z komórek organizacyjnych,
- Opracowywanie przyjętych materiałów,
- Prowadzenie ewidencji i ich zabezpieczania,
- Brakowanie akt kategorii B,
- Udział w komisyjnym brakowaniu materiału archiwalnego.
W zakresie organizacji i kadr oraz w zakresie archiwum zakładowego referat używa symbolu: Or.
- W zakresie działania obsługi organów samorządowych:
- Wykonywanie zadań urzędnika wyborczego, tj. zadań związanych z wyborami Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, wyborów do Sejmu, Senatu, Parlamentu Europejskiego, samorządów terytorialnych i innych organów zgodnie z obowiązującymi przepisami i współpraca w tym zakresie z Krajowym Biurem Wyborczym Delegatura w Kielcach.
- Przygotowanie i przeprowadzenie wyborów na ławników sadowych.
- Przeprowadzanie referendum ogólnokrajowego i lokalnego.
- Udział w opracowywaniu projektów uchwał Rady, przygotowywanie uzasadnień do uchwał.
- Obsługa kancelaryjno - biurowa Rady Gminy i jej organów:
- przygotowanie odpowiednich materiałów na sesje Rady Gminy i posiedzenia Komisji,
- sporządzanie protokołów z obrad sesji i posiedzeń Komisji Rady
- przekazywanie interpelacji i wniosków radnych odpowiednim organom, stanowiskom i czuwanie nad ich realizacją,
- Prowadzenie rejestru uchwał.
- Prowadzenie rejestru interpelacji i wniosków radnych.
- Prowadzenie wniosków i opinii Komisji Rady.
- Prowadzenie zbioru uchwał i zbioru przepisów gminnych.
- Prowadzenie dokumentacji poszczególnych Komisji Rady Gminy.
- Przeprowadzanie wyborów do organów pomocniczych gminy.
- przygotowanie wyborów,
- prowadzenie dokumentacji z wyborów,
- Organizowanie i obsługa narad z sołtysami.
- Przekazywanie wniosków Komisji do rozpatrzenia przez odpowiednie organy.
- Elektroniczne przekazywanie uchwał do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Świętokrzyskiego.
- Przesyłanie w ustawowym terminie uchwał Rady do legalizacji organom nadzoru: Wojewodzie Świętokrzyskiemu i Regionalnej Izbie Obrachunkowej.
- Przekazywanie uchwał do wykonania na stanowiska pracy i kierownikom jednostek organizacyjnym gminy.
- Prowadzenie rejestru instytucji kultury.
- Wykonywanie czynności związanych z udzielaniem zezwolenia na prowadzenie szkół publicznych, przygotowywanie projektów decyzji Wójta w tej sprawie i prowadzenie ewidencji placówek oświatowych.
- Przygotowywanie projektów zarządzeń Wójta w sprawie zezwolenia na prowadzenie zajęć rewalidacyjnych, indywidualnego nauczania z uczniami posiadającymi orzeczenia o stopniu niepełnosprawności.
- Ewidencjonowanie i przechowywanie oświadczeń o stanie majątkowym radnych i przekazywanie ich do Urzędu Skarbowego.
- Ewidencjonowanie i przechowywanie oświadczeń o zawartych umowach cywilnoprawnych i prowadzonej działalności gospodarczej przez radnych i ich małżonków.
- Opracowywanie projektów odpowiedzi w zakresie korespondencji Rady Gminy i Wójta z innymi jednostkami samorządu terytorialnego i instytucjami.
- Przygotowanie sprawozdań do Głównego Urzędu Statystycznego z zakresu samorządu.
W zakresie obsługi organów gminy referat używa symbolu: RG.
- W zakresie spraw kancelaryjno - technicznych:
- Obsługa sekretariatu Wójta Gminy, Zastępcy Wójta i Sekretarza.
- Wykonywanie czynności kancelaryjnych:
- przyjmowanie przesyłek wpływających za pośrednictwem poczty i składanych osobiście przez petentów,
- wysyłanie pism wychodzących z Urzędu,
- przyjmowanie spraw i podań obywateli,
- prowadzenie rejestrów kancelaryjnych,
- prenumerata prasy i innych czasopism,
- obsługa centrali telefonicznej i faxu.
- Prowadzenie gospodarki drukami, materiałami biurowymi i gospodarczymi:
- zamawianie druków i ich rozprowadzanie,
- zamawianie wykonania tablic informacyjnych i szyldów, usług i napraw sprzętu biurowego,
- zabezpieczanie budynku Urzędu i pomieszczeń biurowych przed kradzieżą, włamaniem itp.
- prowadzenie ewidencji, konserwacji inwentarza biurowego, zakup inwentarza biurowego i materiałów biurowych.
- Prowadzenie dziennika podawczego i ewidencjonowanie w nim pism, faktur wpływających do Urzędu.
- Zabezpieczanie łącznicy telefonicznej, radiotelefonicznej, ewidencji nadanej i przyjętej korespondencji, obsługa faksu.
- Prowadzenie rejestru wydanych delegacji służbowych.
- Prenumerata i rozdział dzienników ustaw, monitorów polski, dzienników urzędowych łącznie z prowadzeniem biblioteki urzędowej i prawnej.
- Przyjmowanie interesantów w sprawach skarg i wniosków zgłaszających się do Wójta w tym prowadzenie ewidencji przyjęć z zastosowaniem kart informacyjnych.
- Zawieranie umów z operatorami sieci komórkowych i operatorami telefonii sieci stacjonarnej, rozliczanie faktur z tego tytułu.
W zakresie spraw techniczno - organizacyjnych referat używa symbolu: RP.
- W zakresie promocji gminy:
- Prowadzenie szeroko pojętej promocji gminy w kraju i za granicą.
- Współpraca z jednostkami, instytucjami kultury, środowiskami twórczymi, kołami gospodyń wiejskich przy organizacji imprez i zadań upowszechniających kulturę.
- Współpraca z instytucjami kultury, jednostkami organizacyjnymi gminy przy organizowaniu obchodów świąt państwowych i gminnych.
- Współpraca z mediami poprzez gromadzenie i przekazywanie informacji na temat bieżącej działalności gminy oraz jednostek organizacyjnych.
- Przygotowywanie ofert gminy w zakresie współdziałania gospodarczego i inwestycyjnego z innymi gminami, podmiotami gospodarczymi i instytucjami.
- Współpraca z Organizacją Turystyczną Województwa Świętokrzyskiego w zakresie rozwoju turystyki i agroturystyki w gminie.
- Koordynacja działań w zakresie wydawania gazety „Głos Klimontowa”: przyjmowanie i kompletowanie materiałów do publikacji w gazecie, współredagowanie wydań, rozprowadzania gazety.
W zakresie promocji gminy referat używa symbolu PG.
- W zakresie działania administratora bezpieczeństwa informacji należy nadzorowanie przestrzegania zasad ochrony ustalonych przez administratora danych w celu zapewnienia danym bezpieczeństwa. Administrator bezpieczeństwa informacji podlega bezpośrednio administratorowi danych.
- Do obowiązków kierowcy samochodu służbowego należy:
- Utrzymanie w stałej sprawności samochodu osobowego będącego na stanie majątkowym gminy.
- Utrzymywanie w czystości porządku pomieszczeń garażowych, w których garażowany jest samochód.
- Nadzór na właściwym, zgodnie z obowiązującymi przepisami, użytkowaniem pojazdu samochodowego.
- Zabezpieczenie pojazdu samochodowego przed możliwością jego użycia przez osoby do tego uprawnione, będące w stanie niepełnej sprawności fizycznej lub psychicznej.
- Wykonywanie konserwacji samochodu w myśl obowiązujących zasad, a mianowicie:
- utrzymywanie w czystości podwozia i nadwozia oraz usuwanie śladów korozji i dokonywanie zabezpieczeń przed jej działaniem,
- sprawdzenie stanu paliwa w zbiorniku, a w razie potrzeby uzupełnianie tego paliwa do pełnego stanu,
- sprawdzanie stanu oleju w silniku,
- sprawdzanie szczelności kurków spustowych płynu chłodzącego,
- sprawdzanie działania świateł zewnętrznych i wewnętrznych, alarmowych, sygnałów dźwiękowych, wycieraczek, szyb,
- sprawdzanie umocowania kół oraz stanu ogumienia (również koła zapasowego), elementów nadwozia, stanu zawiasów, klamek, zamków, podnośników szyb,
- sprawdzanie ruchu jałowego koła kierowniczego oraz działania mechanizmu wspomagającego,
- sprawdzanie stanu resorów i amortyzatorów,
- sprawdzanie stanu plomb zabezpieczających licznik kilometrów oraz jego napędu,
- sprawdzanie stanu śrub i nakrętek mocujących nadwozie,
- sprawdzanie listwy oblachowania i tapicerki pojazdu,
- wykonywanie koniecznych zabiegów konserwacyjnych z zakresu obsługi codziennej, obsługi technicznej i drobnych napraw nie wykraczających poza przygotowanie fachowe i posiadane uprawnienia.
- Utrzymywanie w stałej czystości i porządku pomieszczeń garażowych.
- Przechowywanie narzędzi w miejscach do tego przeznaczonych.
- Garażowanie pojazdu.
- Bieżąca kontrola dokumentacji technicznej: dowodu rejestracyjnego pojazdu – jego aktualności.
- Stałe sprawdzanie i dopilnowanie, aby dokumenty pojazdu oraz kluczyki zostały odpowiednio zabezpieczone przed możliwością użycia ich przez osoby do tego nieupoważnione w czasie jego nieobecności.
- Do obowiązków pracownika gospodarczego należy:
- Otwieranie budynków Urzędu Gminy.
- Utrzymanie czystości we wszystkich pomieszczeniach budynku Urzędu Gminy.
- Utrzymanie czystości w pomieszczeniach sanitarnych Urzędu Gminy.
- Okresowe mycie okien, punktów świetlnych oraz drzwi.
- Utrzymanie w czystości wyposażenia Urzędu.
- Dbanie o sprzęt powierzony do sprzątania.
- Dbanie o kwiaty w Urzędzie.
- Utrzymanie czystości wokół budynku Urzędu Gminy oraz na placu przed Urzędem.
- Pielęgnacja zieleńców przed budynkiem Urzędu, w parku i na placu bankowym oraz na przystanku PKS poprzez:
- koszenie trawy,
- odchwaszczanie,
- podlewanie,
- nasadzanie klombów,
- odśnieżanie chodnika przed placem Urzędu Gminy.
- Usuwanie drobnych uszkodzeń w budynku Urzędu, np. wstawianie szyb, klamek, zamków.
